随着员工对办公体验的重视度提升，以及生产方式的改变，创造一个考虑员工体验的工作环境，使之成为提升员工工作效率、实现最佳工作的工具和技术，早已成为许多企业关注的焦点。
对于行政来说，这一命题的难度越来越高：如何创造出“别人家的理想办公环境”？想要高效完成装修该避开哪些坑……
我们反复探讨相关问题，是希望从各个角度找到丰富的解决思路，为你提供参考。
6月5日，中海地产共享办公品牌OFFICEZIP打造的“趣办公节”隆重启幕，知行与众多行政人共同赴会。为了共同探讨激活灵动办公活力的方式，本次活动特别设计，于现场招募“空间试验员”，进行参观和体验。
同时邀请来中海OFFICEZIP、艾迪尔总设计师张晓亮、58集团行政基建高级总监成小飞、领筑智造KA事业部总监罗凌捷等嘉宾分别从灵动空间打造的各个环节——创新理念、设计思路、项目推进、公装服务标准等角度分享了他们的经验和思路。
*空间试验员在OFFICEZIP体验
01
把“趣工作”玩到极致
作为新兴的共享办公品牌，OFFICEZIP面对的问题和行政一样，如何创造一个理想办公环境来满足“用户”需求，从而吸引他们？
不同的是，OFFICEZIP依托于背后中海地产多年根植于商业办公的背景，对用户需求的把控轻车熟路。
活动现场，段炜分享了他们打造OFFICEZIP的理念和心得：
好的空间引领的是生活方式
OFFICEZIP认为80、90后员工，玩既是工作态度也是生活态度，所以将玩做的极致，让人们不是“去”工作，是“趣”工作；
在OFFICEZIP既有游戏室，也有化妆间、睡眠舱、健身房、瑜伽室......通过不同的办公场景，增加员工体验度，提升企业创造力，发挥协作力，提高工作效率。
高频需求便捷化，低频需求可实现化
为了让员工专心工作，OFFICEZIP提供了极尽全面的服务，满足各种团队拎包即享的需求。
同时在各种需求上进行深挖，譬如在打印室的配置上，除了配置齐全的打印设备，还配置了超级电脑装有各类专业软件，方便需要时可用。
按需而制
OFFICEZIP还会根据地域特色和客户需求来进行定制和改造，譬如中海财富中心位于金融街，面对众多银行客户，其共享会议室的设计、OF COFFEE都围绕着客户特点而设。
*空间试验员在OFFICEZIP体验
“空间不光是打造人与办公的沟通，更多是打造人与人的沟通，建立起一个全方位、多立体的办公生态，让用户享受到一种更为贴心的服务”。
02
让设计丰富企业文化内涵
好的理念和想法终究需要通过设计落笔到实际，那么什么样的设计能够提升企业品质，改变面貌，赋能企业生产力？
艾迪尔总设计师张晓亮通过一些实际案例的讲解分享了自己的经验。
△一个好的办公空间少不了设计方和行政人员、公司密切沟通，充分细致地了解需求，防止影响方案后续的落地性。
△空间漂亮而无用，那么设计对企业来说是无效的，好的设计需要观感和使用效果兼具。
△一个企业的办公设计，除了环境设计，能否更深层次挖掘内涵和文化也很重要。
当设计真正将企业文化内涵从词语转变为立体化互动空间时，它将直接影响员工和客户对品牌的认知，自然会脱颖而出。
03
避开项目推进中的“拦路虎”
有了设计，行政紧接着面对的是需要对设计进行顺利落地。
关于这一问题，一年平均需要完成一百多项改建和新造办公室的58集团行政基建高级总监成小飞，有着丰富的发言权。
他认为对于行政来说空间打造并不是一个过程，它应该被定义为一个项目，行政担当得是推进项目的角色，那么为了顺利推进，行政需要避开的坑很多。
选址阶段。
事实上，行政接到需求的第一个任务应该是选址，选址决定了后期装饰的尺度，可谓至关重要。58在丰富的项目经验基础上总结出了十四条选址规章，其中成小飞建议行政重点关注高峰时段的垂直交通承载量，同时注意和物业公司多沟通了解。
设计阶段。
在下设计需求前行政先收集和总结现有环境的痛点需求，并加入行政的产品意识，将构思和想法反馈给设计方，可以有效提高效率。
招标比价和项目报批阶段。
这一部分的注意项包括四大类：
a、合理的预算如何把控：对预算把控不准时，可借助施工、设计方合作伙伴，获取反向建议。
b、需求应明确：否则任何招标动作的来回调整变化都会拖延时间。
c、对政策的了解：从去年开始，全国各地的项目消防报批普遍受到政策变化影响，建议行政最好直接去住建部进行了解，避免因此而影响工程进步。
*把握报建的五个审批节点
d、选择合适的合作伙伴：让专业的人去做专业的事，也是高效提升质量和效率的好方法。
施工阶段。
建议将设计、施工、消防各个合作团队的时间点整理成时间进度表进行有效的时间把控。
关键节点最好能借助第三方来协助行政，直至顺利完成交付。
入住筹备阶段。
为了让项目得到用户的最终认同，行政还需要提前做更多的工作，并主动出示结果，可有助于打消员工对新环境的疑虑。
从一个项目角度来说，到这里行政才算真正完成了工作。
04
用标准化和数据化为行政高效服务
如果说“预算”是行政在做空间打造的紧箍咒，那么“高效完成”也是行政逃不脱的那个圈。
领筑智造KA事业部总监罗凌捷带来了他们的解决方案。
通过标准化和数据化来摆脱传统空间设计、装修极度依赖于人的现状。
▪他们通过将办公场景拆解成134个场景，进行SKU分解，3000种SKU，多种组合，通过模块化降维，实现空间设计的工程化和可执行化。并以AI设计辅助人工设计，仅需要３个小时，即可完成传统公装7-10天的工作量。
▪同时，从供应链源头集中SKU，加大集采，更多去掉中间环节，大幅降低成本。
基于标准化和数据化，实现信息化管理，所有流程线上化，完成产业链的重构。以互联网的方式升级公装服务，提升效率和节省成本。
行政的职能价值在新时代发生了巨大的改变，
为了让办公场所创造最佳办公体验，
需要跟上创新趋势，懂得沟通，
跟进政策，运用科技.....
专业的行政探索之路或将永无停止。
下一次再会！
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